[Case Study]환경부 '디지털환경역사관 시스템'

환경부는 지난해 '환경 30년사(史)' 편찬을 위한 자료(콘텐츠) 수집 과정에서 상당한 고충을 겪었다. 과거 펼쳤던 수많은 행사 자료를 포함 내부 자료 상당분이 유실돼 찾을 수 없었던 것이다. 뿐만 아니라 국내외 각종 환경회의에서 사용하기 위해 만든 자료들이 표준화가 돼 있지 않아, 그대로 30년사에 담을 수가 없었다. 환경부는 장기적인 안목으로 보유 자산인 콘텐츠들을 수집·보관해 서비스하겠다고 판단해, '디지털환경역사관시스템(histry.me.go.kr)'을 제작했다.

◇시스템화로 자산을 관리하자=30년사 편찬 과정에서 환경부는 비용과 시간을 투자해 만든 행정자산 유실이 상당한 행정력 및 예산 낭비를 초래한다는 것을 확인했다. 동시에 행정자산의 디지털화로 업무 효율성을 제고하고 행정력과 예산을 낭비할 수 있다고 봤다. 디지털환경역사관시스템을 구축하게 된 동기다. 솔루션은 아이온커뮤니케이션즈 디지털자산관리시스템을 채택했다. 이 시스템은 단순히 저작물을 관리하는 것이 아니라, 디지털 자산을 활용해 비즈니스적인 가치 창출을 목표로 한다. 멀티미디어 콘텐츠 물리적 파일과 속성 정보를 동시에 보관 및 관리가 가능하도록 설계했다.

 ◇준비에서 구축까지=디지털환경역사관 프로젝트는 자산(데이터) 분석, 자산의 디지털 데이터베이스(DB)화, 시스템화 세 개 과정으로 구성했다. 자산 분석은 환경부 보유 데이터를 모으고, 신뢰성 확보를 위한 담당자 인터뷰로 진행했다. 또 관련 규정과 지침 등 문헌조사를 실시했다. 이 내용을 기록관리 원리·원칙에 따라 관리체계를 구현하도록 관리모형을 수립하고, 단계적 발전방안에 맞춰 메타데이터를 도출했다. 이 과정에서 콘텐츠 정의와 서비스 방향 및 관리방향을 수립했다.

 디지털 DB화는 확보 자료를 디지털로 변환하고 메타데이터를 입력하는 작업이다. 대상물의 소요파악에서부터 작업설계, 디지털로 변환, 메타데이터 입력, 마이그레이션, 보고서 작성 등의 과정을 밟았다. 작업 중에도 신뢰성 확보를 위해 업무 담당자와 인터뷰 과정을 거쳐야 했다.

시스템화는 요구사항 분석, 주요 기능항목 구성, 기록물 메타데이터 구성, 시스템 구현, 기능테스트 절차에 따라 진행했다. 환경부가 개발사와 사용자 관점에서 등록에서부터 검색 및 활용까지 기능 편의성을 높이기 위해 노력했다.

◇내부 만족도 높아=“예전에는 새로운 분야에서 업무계획을 수립하라면 막연했습니다. 디지털환경역사관시스템 구축 후에는 샘플로 삼을 자료들이 많아졌습니다.” 시스템을 사용하는 환경부 관계자 말이다. 회사원도 마찬가지지만 공무원들도 잦은 인사이동으로 새로운 업무를 맡으면 적지 않은 고충을 겪는다. 업무인계가 제대로 이뤄지지 않아서다. 디지털환경역사관시스템은 보고용 문서 이외에도 개인 계획서, 구두 보고내용, 사진 등을 모두 올리도록 했다. 업무가 생소한 사람도 전임자 업무를 참고할 수 있다.

시간 그리고 예산절감 효과도 크다. 동일하거나 유사한 프로젝트를 수행해야 할 경우, 과거 사례는 중요한 참고자료가 된다. 이정운 환경부 사무관은 “모든 행정자산을 등록하도록 해, 업무 처리과정에서 참고할 자료가 많다”면서 “만족도가 뛰어나 다른 부처와 기관에도 적극 추천하려고 한다”고 말했다.

환경부는 시스템이 업무효율성을 개선하는데 크게 기여한다고 보고 매월 말일을 '행정자료 등록의 날'로 지정해, 자료등록을 권고하고 있다.

◆용어설명

디지털환경역사관시스템=환경부가 행정자료를 자산화해 관리하고 전 직원이 쉽게 검색 및 편집·등록할 수 있도록 개발한 시스템. 모든 내부 자료를 디지털화하며 활용도가 큰 유형물은 앞·뒤·좌·우·위·아래 등 6개 각도에서 사진 촬영해 보관한다. 시스템 주요 기능으로는 주제별 검색 및 열람, 연구 활동을 위한 선택 묶음, 전시 기능인 테마 갤러리 등이 있다. 다운로드부터 e메일 전송, 편집도 가능하다. 지난해 8월부터 12월까지 5개월간 시스템을 구축했고, 올 2월 행정자산 3만3500건을 기반으로 오픈했다. 올해 약 10만건 행정자산을 추가한다는 계획으로 수집중에 있다.

◆미니인터뷰-유현수 아이온커뮤니케이션 PM

“자료를 편하게 등록하고, 업무에 최대한 많이 활용할 수 있도록 개발했습니다.”

디지털환경역사관 프로젝트를 담당한 유현수 아이온커뮤니케이션 프로젝트매니저(PM)가 밝힌 중점 고려사항이다.

그는 “정형화된 자료 이외에 관리되지 않던 문서, 동영상, 이미지, 영상 등 자료를 수집해 체계적으로 관리하고, 이를 언제나 쉽게 검색해 사용할 수 있게 만들었다”고 강조했다.

각 콘텐츠는 유형별로 표준화 작업을 했다. 예컨대 문서파일은 PDF포맷으로 일괄 전환했고, 동영상파일은 MP4파일로 변환하는 형태다. 또 이용건수가 많은 사진은 설정에 따라 크기별로 다양하게 저장하는 기능을 넣었다.

작업과정이 순탄했던 것만은 아니다. 유 PM은 “행정자산을 조사해 수집하고 또한 자료 신뢰성을 높이기 위한 작업방식을 수립하는 것이 어려웠다”고 토로했다. 회사는 데이터 확보 및 검증을 위해 환경부와 산하기관 인력 3000명을 대상으로 조사 및 확인과정을 거쳤다. 유 PM은 과거에 전례가 없는 이번 프로젝트가 정부 등 공공기관에서 디지털 자산을 관리하는 좋은 모델이 될 것이라고 소개했다.

회사 제품 경쟁력에 대해 '보유한 콘텐츠를 활용한 가치 구현'을 꼽았다. 유 PM은 “우리 회사는 다양한 콘텐츠를 관리하는 기반기술을 보유했다”며 “기업 콘텐츠를 관리하는 여러 가지 프로세스 관리 기술을 바탕으로 업무시스템을 만들어 가치를 제공한다”고 말했다. 기업 콘텐츠가 다양한 서비스로 연결되는 환경에서 쌓인 경험과 노하우인 콘텐츠가 회사 경쟁력을 높일 수 있다는 설명이다.

솔루션은 앞으로 유통과 공유에 초점을 맞춰 진화한다. 디지털자산관리시스템이 스마트 환경에 맞춰 모든 기기에서 활용될 수 있도록 개발할 계획이다.

 [기사원문]  

전자신문

http://www.etnews.com/201112020049