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Product Review

I-ON Communications 신제품 IBCMS 출시!!

2013. 07. 01

iBCMS “전자문서관리시스템”  

(I-ON Business Content Management System)  

 

1.  iBCMS 개요

-   최근 컴퓨터의 발전으로 기업의 자료 보관 및 관리에 혁신적인 발전이 있었고 이에 따른 디지털화가 보편화됨과 더불어 원본서류의 훼손 및 변형 등에 문제점을 보안 하려는 노력이 필요하게 되어 안정적인 보관, 업무에 신속성, 효율성을 필요로 하게 되었습니다.

1> 문서분류체계미흡 : 기업이나 기관 내부의 문서분류 기준정책을 마련하여 문서관리를 위한 제도적 보완이 필요

2> 관리대상문서의과다 : 문서의 중요도와 활용도에 따른 보관기간을 설정하여 불필요한 문서들의 정리작업이 필요

3> 문서관련정보공유부족 : 문서 관련 정보공유를 활성화하기 위한 제도를 마련하여 업무의 효율성을 높일 수 있는 빠른 문서 검색이 필요

4> 문서이력관리미흡 : 문서의 생성에서 폐기까지의 단계별 이력관리체계를 마련하여 문서이력의 중요정보정의 및 관리가 필요

 

   

2.  iBCMS 특장점

1>  기존의 틀에 박힌 자료관리 시스템을 개선하여 사용자 편의를 강화하여 내가 사용하기 편한 시스템 구현

2>  자료의 등록은 내 디스크, 파일서버, 인터넷 등 다양한 등록 방식 제공

3>  검색 엔진을 통한 문서 명, 색인 값, 태그 정보, 원문 내용 등 다양한 검색 지원

4>  인터넷에서 만이 사용하는 Tagging을 이용한 문서 등록을 지원하고, Tag를 주요검색 Keyword로 검색 지원

5>  Tag 정보를 이용한 RSS 서비스 지원

6>  기존에 LDAP 등 회사에 부서 및 조직원 정보와 연계한 문서 분류체계도 지원

7>  PC에 잇는 차일을 쉽게 등록할 수 있는 방법 지원 (Google Open API 통한 지원)

8>  Blog를 이용한 특정 업무에 대한 Know-How 및 관심 Site를 사용자가 가질 수 있도록 사내 지식 포털로서의 확장 지원

9>  파일 종류에 따른 Preview 서비스 지원

10> Content의 유형, 파일 종류에 따른 View 모드 지원 필요  

 

3.  iBCMS 주요기능

1>  기업 내에서 업무수행 중 발생하는 각종 자료를 iBCMS에 등록하기 위하여 자료유형을 고려한 다양한 등록기능을 지원.

2>  등록 시 폴더권한 상속 및 문서 유형에 따른 등록으로 손쉬운 등록 제공

3>  문서 등록 시 탐색기와 연동을 통해 탐색기에서 파일을 선택한 후 Drag & Drop 을 통해 손쉽게 문서를 등록할 수 있는 기능 제공

4>  iBCMS 내에 저장된 문서를 다양한 검색방법으로 원하는 자료를 신속하게 검색하며 검색된 문서 정보를 조회하여 업무에 활용함으로써 업무의 생산성 향상

5>  이미지 Thumbnail 기능제공 및 컨텐트 제목, 태그, 파일명 등 다양한 조건에 따른 검색 제공

6>  기업의 보안지침과 업무지침에 따라 폴더별 / 문서별로 각각 보안 등급을 설정하며, 생성되는 문서에 대해 사용자 / 그룹 / 전사별로 각기 다른 접근 권한을 부여함으로써 문서 보안을 강화함

7>  폴더별, 그룹별, 사용자별 권한 설정으로 다양한 권한 체계 확립

8>  문서 반출 승인룰 지정 및 활용에 따라 Workflow 자동 적용 기능 제공

9>  등록된 문서를 수정/변경하기 위하여 사용자의 PC로 다운로드 하거나 변경작업이 완료된 파일의 버전을 높여 시스템에 등록시켜 이전 버전문서와 함께 저장 관리함으로써 변경이력을 체계적으로 관리.

10> 결재문서 및 이메일 문서 등 그룹웨어에서 생성된 문서를 API 를 통해서 iBCMS 자동이관 방안 제공

 

4.  iBCMS 도입 효과

1>  가격 경쟁력 제고
- iBCMS를 도입함으로써 문서의 조회 및 검색에 걸리는 Over Time 단축되며 종이문서에 보관공간의 물리적 비용이 감소됩니다. 유사한 컨텐트에 재활용으로 인하여 투입 인건비가 줄어 들게 됩니다.

2> 축적된 컨텐트의 지속적인 재사용 기반 구축
 - 기 등록된 컨텐트를 재 조합하여 활용 하고자 하는 템플릿과 결합, 가공하여 자유롭게 사용할 수 있으며 또한 e-Mail, Desktop, Internet 등 다양한 매체를 지원함으로써 이용자들의 급변하는 요구에 대한 신속한 대응이 가능합니다.

3> 문서의 관리 측면
- iBCMS를 통해 각 개별 컨텐트를 서버와 확보함으로 손실 및 훼손의 위험성을 제거 할 수 있으며 중복 보관으로 인해 낭비되던 자원을 재활용 할 수 있습니다. 또한 중요문서의 외부 유출을 차단, 통제 함으로 관리의 효율을 극대화 할 수 있습니다.

4> 서비스 신뢰도 향상
- Load Balancing 등 서비스의 무결성을 보장하며, 컨텐트의 자동 이력 관리를 지원함으로써 문제 발생 시 이전 버전으로의 신속한 원복을 지원 합니다. 또한 부정확한 컨텐트의 유출 등을 관리하여 서비스 신뢰도가 향상 됩니다.

5> 체계적이고 효율적인 관리 체계 구축
- 문서를 체계적인고 효과적으로 관리함으로써 각 업무 담당자 간 업무 병목 해소 및 해당 문서의 생명 주기까지 자동관리 됨으로 다양하고 방대한 양의 컨텐트 관리를 효율적으로 수행 할 수 있습니다.

6> 서비스 속도 향상
- Internet 뿐만 아니라 Desktop, Google Open API 통한 다양한 지원으로 서비스 속도 향상을 이룩하였습니다.

그 밖에 기업내의 전자문서관리를 어떻게 해야 하는지 고민하는 기업 담당자 분들, iBCMS를 조금 더 알고 싶으신 분들은 [email protected] 로 메일 주시기 바랍니다.