기업정보 - 카카오엔터프라이즈

▶도입제품
위드싸인(WIDSIGN)

▶기업정보
-회사명: (주)카카오엔터프라이즈
-설립: 2019년 12월 3일
-주소지: 경기도 성남시 분당구 판교역로 235 에이치스퀘어 N동
-사업분야: AI 엔진, 비즈니스 서비스 플랫폼, 업무용 메신저 플랫폼, 클라우드, 데이터 서비스 플랫폼
-소개글: 최고의 기술과 최적의 방법으로 기업들의 디지털 혁신을 지원하기 위해 2019년 12월 출범한 카카오엔터프라이즈는 국내 대표 IT 플랫폼 사업자로서 비즈니스와 일상에 AI 기술을 더하여 더 편리하고 즐거운 세상을 만들어 나가고자 합니다. 카카오의 AI 기술과 서비스 운영 노하우를 혁신적인 비즈니스 서비스로 진화시켰습니다. 풍부한 경험과 전문 기술을 기반으로 의료, 금융, 유통, 건설 등 다양한 산업에서 기업이 필요로 하는 AI 기술과 플랫폼을 제공합니다. 카카오엔터프라이즈는 국내 대표 IT 플랫폼 사업자로서 기술 개발을 선도하고 AI 산업 생태계 조성을 위해 지속적으로 노력하고 있습니다.

Q1. 회사소개 및 담당업무를 소개해주세요.

Heni: 안녕하세요! 카카오엔터프라이즈 KX팀 KX릴레이션 파트의 Heni 입니다. 저희는 채용/조직관리, 평가/보상, 복리후생, 성장, 노무, 피플 애널리틱스 등 카카오엔터프라이즈와 크루에 가장 fit한 제도를 각 조직에 맞는 인재 배치부터 여러 가지 제도 도입을 통해 업무 효율을 극대화시킬수 있는 환경을 만들고 있습니다.

Ellen: 안녕하세요! 카카오엔터프라이즈 준법경영실법무팀 개인정보보호파트의 Ellen 입니다. 카카오엔터프라이즈의 다양한 서비스에서 발생하는 법적 이슈를 다루며, 리스크를 관리하고 최소화하는 일을 하고 있습니다. 회사의 개인 정보보호 정책을 수립하고, 다양한 개인정보와 프라이버시 보호 업무를 통해 이용자가 안심하고 사용할 수 있는 서비스를 만들어가고 있습니다.

Q2. 주로 어떤 용도로 위드싸인을 활용하고 계신가요?

Heni: 임직원의 근로 계약서, 연봉 계약서, 휴가 신청서, 각종 확인서 등에 위드싸인을 활용하고 있어요. 동일한 계약서를 다수의 직원에게 발송하는 경우가 많아서 대량 전송 기능을 가장 많이 사용하고요. 전송 이후에는 진행 상황을 수시로 모니터링하기 때문에 ‘템플릿 데이터 받기’ 기능을 특히 더 자주 사용하고 있어요.

Ellen: 개인 정보나 서비스 정책, 다양한 법적 이슈와 관련된 업무를 진행하고 있어요. 계약의 검토에서부터 계약 체결이 완료될 때까지의 진행 과정에 위드싸인 서비스를 활용하고 있어요.

Q3. 많은 전자계약 서비스 중, 위드싸인을 지속적으로 사용하시는 이유가 있으신가요?

Heni: 위드싸인을 도입한 이후로는 계약 절차가 정말 간소화되었어요. 시간과 비용은 확 줄어들고 반대로 업무 효율이나 만족도는 오히려 늘어났습니다. 계약서를 직접 전송하고 관리하는 실무자 입장에서 말씀드리자면, 기존 종이계약은 체결 과정도 오래 걸리고 비효율적인 절차가 많아 리소스를 낭비한다는 느낌이 많았어요. 하지만 지금은 이전보다 훨씬 빠르고 효율적으로 계약 업무를 진행할 수 있어서 너무 만족하며 사용 중입니다.

직접 계약서를 받는 수신자 입장에서도 간편하고 빠르게 문서 내용을 확인하고 서명만 하면 계약이 체결되니, 이보다 쉽고 편리할 수가 있을까요? 게다가 계약서 원본과 인증서도 발급되고 관리 메뉴도 잘 되어있기 때문에 사용을 안 할 이유가 없는 것 같아요.

Ellen: 맞아요. 그리고 위드싸인은 업계 최초로 전자계약 서비스를 시작했다고 하더라고요. 선두 기업답게 전자계약과 관련된 이슈를 깊이 있게 인지하고 있다는 점이 믿음직스러워요. 그러한 부분에서 고객에 대한 이해도가 다른 서비스와는 달라 보입니다.

불편 사항을 제안하면 기꺼이 인정하고 부족한 부분을 개선하려는 노력을 많이 하는 것 같아요. 고객의 피드백에 열린 마음으로 받아들이는 모습 자체가 큰 신뢰 포인트로 작용하는 것 같습니다.

Q4. 카카오워크과 위드싸인이 결합되면서 무엇이 좋아졌나요?

Heni: 카카오워크를 사용하는 사용자라면 ‘바로 가기’ 메뉴나 ‘확장 서비스’ 목록에서 위드싸인 서비스를 쉽게 접근할 수 있는데요.

‘카카오워크는 전자계약서비스를 제공하는 협업툴’이라는 점도 해당 기능을 원하는 사용자에게는 큰 소구점으로 작용할 것 같아요. 카카오워크 메신저 자체에서 위드싸인으로 바로 연결되는 경로가 생기다 보니 실무에서도 유용하게 사용하고 있어요.

Ellen: 법적 이슈와 관련된 문서를 주로 관리하는 업무 특성상, 문서의 작성이나 검토 과정에 꽤 많은 시간을 할애하고 있어요. 법적 리스크를 최소화하기 위해서 검토 과정을 보수적이고 예민하게 다룹니다. 계약 절차에 소요되는 리소스 자체가 크게 줄어들면서, 검토 과정이나 보다 꼼꼼히 진행해야 하는 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있게 되었습니다.

또 카카오워크와 위드싸인이 결합하면서 더욱 돈독하고 긴밀한 협력관계가 되었는데요. 함께 성장하고 더 발전해서 기업형 엔터프라이즈를 대표하는 롤 모델이 되고자 하는 기대도 큽니다.

Q5. 위드싸인을 사용하면서 가장 만족하는 점이나 기능은 무엇인가요?

Heni: 전자계약 위드싸인이 없었다면 각종 문서를 직접 들고 일일이 직원들을 찾아가서 동의를 받으며 업무를 진행했을 거예요.

대면 과정은 필수이니 현재 부재중인 직원이 있는지도 파악해야 하고, 계약서도 출력하고, 또 기존 계약서가 필요한 상황이라면 자료를 찾는 시간이 또 소요되고.. 계약이 체결된 이후에는 문서 보관과 관리까지 신경 써야 하니 정말 많은 것들에 에너지를 쏟았었죠.

하지만 지금 말한 모든 것들이 위드싸인 서비스 하나로 모두 해결된 것 같아요. 불필요하게 낭비되는 시간, 자원이 줄어 업무 효율성이 증대되었다는 게 제일 만족스럽습니다.

Ellen: 저도 그 부분에 크게 동의해요. 종이계약을 체결하는 과정에는 정말 많은 스트레스가 발생합니다. 내가 직접 모든 단계를 확인해야 하는 부담감 또한 상당해요. 예를 들어, 계약 당사자 간의 거리가 먼 경우에는 우편 등기 방식도 종종 사용하는데, 등기의 발송-수신 과정만 해도 꼬박 1~2주 정도가 소요되어 매우 번거로워요. 또 중간에 분실되는 경우도 종종 발생하고, 타인이 열람하는 사고도 발생할 수 있어 불안한 요소가 많습니다.

계약 체결 후에도 문서의 보관/관리에도 많은 리소스가 들어가는데, 개인적으로는 위드싸인의 관리 메뉴가 특히 만족스럽더라고요. 시스템상에서 알아서 저장되고, 클릭 몇 번으로 쉽게 관리할 수 있어서 실무자의 만족도가 클 수 밖에 없어 보입니다.

전자계약 또한 종이계약과 마찬가지로 동일한 법적 효력을 가지는데, 문서와 계약을 관리하는 데에 들이는 수고가 적어진다면 정말이지 큰 매력 포인트가 아닐 수 없습니다. 서명을 요청한 시간, 상대방이 계약서를 수신한 시간, 나와 상대방이 서명 날인을 완료한 시간까지 모두 전자로 기록되고 언제든 확인이 가능하니, 종이계약보다 훨씬 더 신빙성이 있는 증빙자료가 될 수 있어 법률 리스크 또한 적기 때문에 모든 점에서 만족스럽습니다.

Q6. 위드싸인을 사용하면서 가장 만족하는 점이나 기능은 무엇인가요?

Heni: 각종 계약서나 동의서, 확인서 등 여러 종류의 문서를 보관하고 다루는 ‘인사 관련 파트’라면 위드싸인 서비스가 꼭 필요할 것 같아요. 다양한 문서를 반복적으로 사용/관리할 때는 ‘템플릿 저장’, ‘템플릿 즐겨찾기’, ‘템플릿 공유’ 등과 같은 기능을 활용하고, 다수의 직원을 대상으로 하는 업무에서 ‘대량 전송’, ‘순차 전송’ 같은 기능을 추천합니다. 반복적인 업무를 간소화시켜 간편하고 효율적으로 처리하는 데 큰 도움이 될 거 같아요!

Ellen: 계약서의 작성부터 전송, 보관, 관리까지 통합적으로 이용할 수 있는 서비스라는 점이 저한테는 굉장히 매력적인데요. 특히나 지리적으로 거리가 먼 다수의 거래처를 관리하는 업종이나, 법률/부동산 등 특정 분야의 전문적인 문서를 다루는 업종 등에 활용된다면 더 빛을 발할 거라고 생각합니다. 실무자의 만족도가 큰 위드싸인을 적극 도입하시기를 추천합니다.

Q7. 위드싸인, ‘이것만은 바뀌었으면 좋겠다’ 싶은 부분이 있나요?

Heni: 여러 가지 형태의 문서를 사용하는 경우가 많은데, 종류별로 분류할 수 있는 폴더나 라벨 기능이 추가되었으면 좋겠어요. 또 1개의 문서에 다수의 서명 참여자가 필요한 경우도 종종 있어서 서명 참여자 수의 제한도 없었으면 합니다.

다른 부서에서 서비스 일부를 사용해야 하는 경우도 있었는데, 그때는 그룹 기능을 유용하게 사용했었습니다. 부서와 팀을 위한 메뉴도 더 고도화됐으면 해요.

Ellen: 기업과 기업 간의 계약 시에는 특히 더 인증/증명/보안에 대한 부분이 매우 중요합니다. 법인 공동 인증서를 통한 인증 기능이 생긴다면 믿고 쓸 수 있는 보다 안전한 서비스가 될 것 같아요.

법인 공동 인증서의 용도가 점점 확대됨에 따라 해당 기능까지 제공한다면 더욱 확실하고 신뢰감 있는 서비스를 제공하는 브랜드 이미지를 가질 수 있을 것 같습니다.

Q8. 언택트시대 전자계약서비스을 한마디로 말하자면?

Heni: 기존 종이 계약서에 날인하는 과정은 너무 많은 리소스가 필요했어요. 계약 업무 시 소요되는 시간과 비용을 효율적으로 사용해 최선의 효과를 끌어내려는 목표를 달성하는 데에 위드싸인이 큰 도움이 되었기 때문에, 저는 업무 시간을 단축시켜 효율성을 증대시키는 ‘업무 치트키(Cheat Key)’라고 부르고 싶어요.

Ellen: 언택트 시대는 ‘모든 것을 연결하여 불편함은 줄이고, 더 가치 있는 것에 집중해 새로운 삶의 방식을 창조한다’라는 저희의 슬로건을 효과적으로 알릴 수 있는 적기인 듯 보여요. 이러한 시대에 전자계약 서비스는 반드시 필요한 서비스라고 생각됩니다. 위드싸인과 저희, 그리고 언택트 시대는 필연적인 만남이었던 것 같습니다.

카카오엔터프라이즈와의 협력관계로 발전한 만큼 더욱더 성장하는 위드싸인이 되길 바랍니다!