"스타이에젼시, e.Form 도입을 통해 3만장 이상의 종이절감 및 빠르고 효율적인 업무처리 효과 "

▶도입제품

전자계약 통합 서비스 e.Form(이폼)

▶기업정보

-회사명: 스타에이젼시
-설립: 1999년 1월 1일
-주소지: 서울 서초구 서초중앙로 64 대영빌딩
-사업분야: 이벤트, 행사대행 및 도급
-소개글: 1999년 설립되어 16년이상 전국 할인마트, 백화점의 판촉사원 대행업무를 진행하고 있는 에이전시이다.

인력알선, 헤드헌팅과 같은 사업분야를 가진 아웃소싱 업체에서는 계약서나 서류 등으로 겪는 업무 고충이 크다. 대체적으로 계약이 빈번하고, 그에 따른 문서의 양도 만만치 않아 기존 종이 계약방식으로는 효과적인 계약진행과 문서관리가 힘들다.

매월 수 백 명 이상의 근로자를 채용하고 관리하고 있는 ‘스타에이젼시’는 아이온커뮤니케이션즈의 전자계약 통합 서비스 e.Form(이폼)도입을 통해 작년 12월 사용시작 이후 현재 9월까지 3만장 이상의 종이 절감 효과를 보고 있다. 또한 이전에 계약 방식으로 발생한 교통비나 시간비용까지 계산한다면 비용절감효과는 더욱 크다.

자사의 e.Form(이폼)서비스 사용 후, 동종 업계의 종사자들에게도 소개를 해 줄 정도로 만족하며 사용하고 있다는 스타에이젼시의 송수원 팀장과의 인터뷰를 통해 온라인 전자계약 e.Form(이폼)서비스를 도입 하게 된 배경, 서비스 도입이유, 도입 후 효과 등 구체적으로 들어보고자 한다.

▶ 프로젝트 배경 

“기존 종이계약의 시간과 공간적 제약을 벗어나 효과적인 근로계약진행이 필요”

안녕하세요. 저는 스타에이젼시에서 인사 노무 업무를 맡고 있는 송수원입니다. 저는 주변업계에서 종사하시는 분들과 지인들을 통해 온라인 전자계약 서비스e.Form(이폼)을 알게 되었습니다. 그분들은 e.Form(이폼) 서비스를 만든 아이온커뮤니케이션즈를 열정적이고 능력 있는 회사라고 소개해주셨습니다.

당시에 판매사원들 계약서 취합 시, 직접 방문하거나 팩스 또는 우편 등을 이용했습니다. 사원들이 워낙 많아 일일이 방문하기 어려웠을 뿐더러 팩스로 문서를 모두 받기엔 시간과 공간적 제약이 많았습니다.
그러다 보니 급여 확인 시 계약서가 미 취합 된 경우가 발생하여 손해 비용이 발생하였고, 법적으로도 문제가 생기게 되었습니다.

이를 해결 하기 위해 계약프로세스를 자동화하여 처리 할 수 있는 방안을 모색하던 중, 온라인 전자계약서비스인 e.Form(이폼)을 도입하게 되었습니다.

▶ 도입 이유

“시간과 공간 제약 없이 가능한 간편한 계약 방식과 신청 후 바로 사용 가능한 서비스.”

아이온커뮤니케이션즈의 온라인계약 e.form(이폼)서비스 도입결정에는 아래와 같은 몇 가지 이유가 있습니다.

첫째, 해외나 지방 등 먼 거리에 제약 없이 SMS나 메일을 통해 간편하게 온라인계약이 가능하고, 법적 효력이 있는 부인방지서비스 음성녹음, 휴대폰 본인인증, 타임스탬프 기능들을 통해 e. Form(이폼)서비스를 더욱 신뢰 할 수 있었습니다.

둘째, 타사의 서비스와는 달리 어플 설치나 회원가입과 같은 복잡한 절차 없이 간단하게 링크를 통해 간편하게 계약서 작성이 가능해서입니다. 또한 솔루션 진행 시 서버 개발 등 구축 시간이 오래 걸리는 것에 비해, e.Form(이폼)은 서비스 신청 시 바로 사용이 가능했습니다.

셋째, 모든 계약문서를 종이로 인쇄하여 보관하다 보니, 검색이 불편하고, 보관을 위한 물리적인 공간 확보의 어려움 등을 해결하고자 선택하게 되었습니다.

▶ 도입 후 효과

“현재까지 3만장의 종이절감 효과, 빠르고 효율적인 업무처리가 가능해짐.”

아이온커뮤니케이션즈의 온라인 전자계약서비스 e.Form(이폼) 도입 후 얻은 효과들로는 크게 비용절감효과, 효율적인 업무처리로 말할 수 있습니다.
작년 12월 서비스사용 시작부터 현재 2016년 9월까지 총 3만장이상의 종이절감을 했습니다. 뿐만 아니라, 직접 사람과 만나야 하는 오프라인계약 시에 발생하는 교통비나 시간까지 합친다면 굉장히 큰 비용을 절약할 수 있었습니다.

또한 온라인 계약 서비스를 이용하여 계약을 완료 하면 이폼 서버에 문서가 자동으로 보관되어 계약 문서의 보관과 관리가 매우 편리해졌습니다. 간소화 된 업무 처리 효과로 직원들 모두 다른 업무에 더 집중 할 수 있게 되었습니다.

업계에 근무하시는 분들 모두 저희와 비슷한 고충을 겪고 있기 때문에 e.Form(이폼) 서비스 사용 후 주변 지인들에게 많이 추천하고 소개하고 있습니다.

▶ 목표 및 소감

“자사의 모든 근로계약서를 e.Form(이폼)으로 100%취합이 목표, 더욱 완벽한 e.Form(이폼) 서비스를 위해 응원하겠다.”

앞으로 저희의 목표는 기존방식에서 벗어나 e. Form(이폼)서비스를 통해서 판매사원들의 근로 계약서를 100%취합하는 것입니다. 목표달성까지 시간이 다소 걸리겠지만, 충분히 가치 있는 일이라고 생각합니다.
작년 12월을 시작으로 e.Form(이폼) 서비스를 벌써 반년 넘게 사용하고 있습니다. 그간 지속적인 서비스 업데이트를 통해 필요한 기능에 대한 의견 반영도 잘되고, 시간이 갈수록 점점 더 발전하는 e.Form(이폼) 서비스를 사용하며 만족하고 있습니다.

앞으로도 아이온커뮤니케이션즈의 전자계약 서비스 e.Form(이폼)이 사용자입장에서 생각하며 더 안정적이고, 완벽한 서비스가 될 수 있도록 항상 응원하겠습니다.