A&D신용정보는 삼성생명, 교보생명, 대한생명, 흥국생명 등 4개의 보험사가 2002년 공동 출자해 만든 자회사로 대출고객에 대한 연체관리를 주된 목적으로 운영되고 있는 신용정보사다. 이러한 A&D신용정보에는 두 가지 숙제가 있었다. ‘어떻게 하면 방대한 양의 오프라인 문서들을 정형화 시킬 수 있는가’ 와 ‘정보검색에 낭비되는 시간들을 업무에 집중 할 수 있게 만드는 가’ 이다.

4개 보험사의 수십만 개의 개인정보는 1000평 남짓한 공간을 차지하는 서고로 변했고 파티션 별 보관은 한계점에 다다랐다. 직원들은 관련 서류를 찾는 것에 많은 시간을 소비했으며 이에 따라 업무 효율성은 자료가 늘어날수록 저하됐다. 이러한 과정에서 도입된 아이온커뮤니케이션의 전사문서관리 시스템은 A&D신용정보에 혁신을 가져왔다. 우선 아이온커뮤니케이션즈가 A&D신용정보에 구축한 시스템을 살펴보도록 하자.

[A&D신용정보의 시스템 구축 범위]

■ 이미지시스템 으로 고객사 데이터 정형화

아이온커뮤니케이션즈의 A&D신용정보에 구축한 시스템은 3종류로 분류된다. 그 첫 번째는 이미지시스템. 이미지시스템은 채권관리, 채무자관리. 법적조치, 법무비용, 인감관리 특별채권, 개인워크아웃, 개인회생, 파산면책, 전입세대, 신용조사 등 11개의 분류체계로 구성됐으며 해당문서의 스캔을 통한 이미지 변환등록으로 전자문서화 했다. 방대한 고객사의 데이터는 소실, 훼손, 유출과 같은 위험에 노출돼 있었지만 이미지시스템 구축 이후 취약점으로 지적되던 정보검색 기능의 강화로 문서 검색의 시간을 오프라인수작업 대비 약 70% 이상 줄였다.

A&D신용정보의 경우 4개 보험사가 연합돼 있는 만큼 문서에 위탁사의 이미지와 전입세대 사진 등을 삽입해 조회자가 검색하는데 있어 혼선을 빚지 않도록 구축됐다. 또, 스토리지에 데이터를 보관시켜 훼손 및 소실의 리스크에서도 해방됐다. 무엇보다 신용정보사들과 고객사들이 가장 우려하는 개인정보유출에 대한 리스크를 큰 폭으로 감소시켰다.

이로 인해 실무자들의 자료 검색에 소요되는 불필요한 시간을 크게 단축해 실질업무의 질을 향상시켰으며 고객사의 불안감 해소, 정형화된 데이터의 보관성 등이 크게 개선됐다.

■ EDMS[Enterprise Document Management System]

A&D신용정보의 기존 문서관리 체계는 종이문서 또는 Hard-copy 등으로 단순 ‘보관 관리’ 돼 왔다. 두 번째 A&D신용정보의 고민은 이 부분이였다. 단순한 ‘보관 관리’는 보안상 취약점이 노출되고 문서관리의 어려움, 보관장소 소요에 따른 비용 증가, 잘못된 문서로 업무처리 오류발생, 종이위주의 수동적인 자료 검색 및 활용으로 업무처리 지연, 변경/승인 절차 장시간 소요 등 기업 업무 프로세스 대부분에 걸쳐 많은 문제점을 안고 있다.

[EDMS 보안 시스템 체계도]

아이온커뮤니케이션즈는 A&D신용정보의 EDMS 구축에서 문서별 보안 등급 설정과 생성되는 문서에 대해 사용자, 그룹, 전사별로 각기 다른 접근 권한을 부여함으로써 문서보안 강화에 중점을 뒀다. 일반적으로 문서의 공유는 가능토록 하지만 정보보호가 필요한 문서나 혹은 문서의 수정 및 삭제를 임의로 조작할 수 없도록 DRM 설정을 해뒀다. 보안 설정은 문서의 단위별로 지정해 보안·관리가 용이하게 구축됐으며 사용자의 그룹, 전사별로 별도의 권한을 부여할 수 있다.

문서관리와 공유문서등 두가지 파티션으로 분류하고 내문서 관리와 부서문서 검색, 등록, 복사, 이동, 이관, 삭제 등의 메뉴를 구현했다. 특히 공동화 작업을 위한 공유문서의 관리 경우 최근 조회한 문서와 조직별문서, 유형별 문서검색 등으로 구현해 불필요한 조회를 최소화 할 수 있도록 구축됐다.

■전자결재 시스템

전자결재 시스템은 결재작성, 상신함, 결재함, 통보함, 양식함 등 다섯가지 파티션으로 구성돼 있다. 결재작성의 경우 이미지 기안, 텍스트 기안, 이미지 연계, EDMS 연계의 방식이며 상신함은 작성중문서, 상신한 문서를, 결재함에는 앞으로 결재 할 문서, 결재된 문서, 결재예정문서, 결재완료 문서를 단계별로 나눠 EDMS에 등록하고 이미지품의서에 결재경로를 표시하고 통보함을 통해 처리상황을 알려준다.

[전자 결재 시스템의 흐름도]

[인터뷰] A&D신용정보 송용호 IT서비스팀장

A&D신용정보는 삼성생명 교보생명, 대한생명 흥국생명 등 4개의 생보사가 지난 2002년 지분 출자해 만든 자회사다. 담보대출, 신용대출, 연체금 관리 등 여신채권을 관리하고 있으며 조직은 크게 단기연체부문, 추심부문 등으로 운영되고 있다. 많은 개인 정보를 다루고 있는 업무의 특성상 신속 정확한 자료 취합이 우리에겐 중요하다. 그동안 개개인의 정보 파일을 이용해 업무를 하면서 갈수록 방대해져 가는 데이터에 우리는 한계점을 인식하고 새로운 대안을 찾았고 그리해 만난 곳이 아이온커뮤니케이션 이다.

우선 아이온커뮤니케이션즈의 이미지시스템은 우리의 업무환경에 혁신에 가까운 변화를 가져왔다. 약 수십 만개의 서류철 관리에서 벗어나 이 정보들을 데이터베이스화 시킨 프로젝트 이후 파일 찾고 팩스를 보내는 등에 걸리는 담당자의 업무시간을 약 3시간 이상 단축시켰다. 또, 우리 회사 사무실을 다 덮을 만큼 많던 서류들이 정리돼 공간적으로도 높은 이득을 보고 있다. 이번 프로젝트로 인해 예상되는 비용절감은 도입 1년 기준 1억 이상으로 보고 있다. 물론 업무소요시간과 공간 활용에 대한 비용을 제외한 금액이고 이를 모두 계산에 적용하면 더욱 큰 비용절감효과가 있을 것으로 보인다. 이 외에도 디지털화된 데이터들은 우리의 지식경영의 초석이 될 것으로 기대하고 있기 때문에 실질적 효과는 더욱 클 것이다.

우리의 성공사례는 동종업계에서 비상한 관심을 가지고 벤치마킹을 하고 있는 상태다. 우선 아이온커뮤니케이션을 선택한 중요한 이유 중 하나가 국산 솔루션이라는 것에 있다. 우리는 자체적 시스템을 구축해 사용하고 있기 때문에 외산에 영향을 받지 않는 엔진이 가장 필요했다. 비용이 다른 컨설팅사보다 다소 비싸긴 했지만 1년이 지난 현재까지 단 한번의 프로세스의 멈춤이나 이상 현상 없었다.