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[CASE STUDY] 남양유업, e.Form(이폼) 도입을 통해 효율적으로 업무진행 및 문서관리

2017. 04. 10

＂남양유업, e.Form(이폼) 도입을 통해 효율적으로 업무진행 및 문서관리＂

▶도입제품
모바일 전자 청약 솔루션 e.Form(이폼)

▶기업정보
-회사명: 남양유업
-설립: 1964년 3월 13일
-주소지: 서울시 강남구 도산대로 240, 1964빌딩 남양유업
-사업분야: 액상 시유 및 기타 낙농제품 제조업
-소개글: 1964년 설립되어 유제품과 음료·커피 등의 제품을 생산, 가공 및 판매하는 유제품 전문가공업체이다.

전국에 가맹점과 거래처를 포함해 약 3,000여개를 갖고 있는 우리나라 대표 유제품 가공업체 남양유업은 매 계약 시즌마다 전국에 위치한 대리점을 직접 방문하면서 계약하는 데에 많은 시간과 비용을 할애하여 어려움을 겪었다.  이에 아이온커뮤니케이션즈의 전자계약 솔루션 e.Form(이폼) 도입을 결정했다. 이전과는 달리 비대면으로 온라인상에서 계약 업무를 진행 함으로써, 계약 진행 프로세스를 효율적으로 진행 및 관리하는 것이 가능해져 업무시간의 단축과 비용 절감효과를 보았다. 
거래처 계약 이외의 회사 내부에서 일어나는 계약업무에도 e.Form(이폼) 계약서를 사용하고 있고, 앞으로는 남양유업 공장, 유통처 등 다양한 분야에도 확대 적용하여 사용할 계획이다. 지금부터, 남양유업의 옥동윤 과장과 인터뷰를 통해 자사의 e.Form(이폼) 솔루션을 도입하게 된 배경, 프로젝트 목표, 도입 후 효과, 소감 등에 대해 구체적으로 들어보고자 한다.

1) 간단한 소개 및 e.Form(이폼)을 도입하게 된 배경에 대해 듣고싶습니다.

안녕하세요. 저는 남양유업 전산보안팀 과장 옥동윤입니다. 저희는 가맹점과 거래처를 포함해 전국에 약 3,000개 이상의 업체와 계약 업무를 진행하고 있습니다. 매월 진행 해야하는  계약 업무를 위해 직원들이 먼 거리에 위치한 업체로 이동하는 경우, 계약을 진행할 때 소요되는 시간과 비용이 컸기에 전자계약 도입을 결정하게 되었습니다.
아이온커뮤니케이션즈의 e.Form(이폼) 도입 전에 전자계약 솔루션을 가진 5개 업체를 검토했지만, 아래와 같은 이유로 e.Form(이폼)을 선택하게 되었습니다.

1) 각종 브라우저와의 뛰어난 호환성.
2) 웹과 모바일(안드로이드,IOS)의 높은 상호 연동성
3) 사용자들이 알기 쉬운 직관적인 웹사이트, UI 화면구성
4) 누구나 쉽게 할 수 있는 폼 제작.
5) 패키지화가 잘 되어 있어 각 기능을 일일이 개발하지 않아도 됨.

2) e.Form(이폼) 도입을 통한 남양유업의 궁극적인 목표는 무엇인가요?

가장 궁극적인 목표는 계약업무를 담당하는 직원들의 불필요한 업무 요소를 감소시켜 해당 시간에 다른 업무에 집중할 수 있는환경을 조성하는 것입니다. 다행스럽게도, 도입 후에 자체적으로 e.Form(이폼) 사용 만족도 설문 결과에서 대부분의 직원들이 긍정적인 반응을 보였습니다. 이처럼 e.Form(이폼)을 직접 사용하는 영업사원, 거래처 직원분들 모두 만족하면서 사용하고 있어 뿌듯합니다.
둘째로, e.Form(이폼) 사용 범위를 넓히는 것입니다. 현재 거래처와의 계약 뿐만 아니라 사내에서 주기적으로 일어나는 계약업무를 e.Form(이폼) 비대면 계약을 통해 진행하고 있고, 보안상 문제가 될 수 있는 부분들은 이폼 대면계약으로 이루어집니다. 앞으로는 공장에서의 생산관리, 유통업체의 현황관리 등과 같이 문서로 작성되는 일지관리까지 활용 범위를 넓혀 종이 사용을 최소화하는 페이퍼리스(Paperless) 업무환경 구축을 목표로 하고 있습니다.

3) e.Form(이폼) 도입 후에는 어떤 효과들이 있었나요?

e.Form(이폼) 도입으로 효율적인 업무처리와 체계적인 문서관리가 가능해졌습니다. 위에서 말씀 드렸다싶이, 거래처 계약을 진행하는 담당 직원들은 먼 거리를 이동하지 않아도 계약업무를 볼 수 있게 되어 이동 시 소요 시간과 발생하는 비용 모두 줄어들어 효율적으로 업무처리가 가능해졌습니다.
그리고 이전에는 모두 종이로 관리하던 계약관련 문서들이 이제는 온라인상의 서버에 저장되기 때문에 찾고자 하는 계약 문서의 내용도 빠르고 손쉽게 찾을 수 있고, 종이를 따로 보관하지 않아도 되기 때문에 문서관리가 훨씬 수월해졌습니다.

4) 마지막으로, e.Form(이폼)에 대해 한 말씀 부탁드립니다.

아이온커뮤니케이션즈의 e.Form(이폼)은 전자계약 솔루션 중 대면/비대면 계약 프로세스에 있어 최고의 성능을 가진 최적의 플랫폼인 것이 확실합니다. 앞으로 다양한 분야에서 잘 활용 될 수 있는 솔루션이라고 생각합니다. 마지막으로, 이번 프로젝트와 관련하여 아낌없는 관심과 지원을 해준 아이온커뮤니케이션즈에게 감사하다는 말씀드리고 싶고, e.Form(이폼)의 발전 응원하겠습니다!