[(왼쪽부터)도요타시청 총무부 정보시스템과 주임 토미나가 아야호씨, 총무부 정보시스템과 주임 시바타 타쿠미씨]

‘세계에 자랑할 만한 자동차 산업 도시 도요타’의 정보 발신을 하고 있는 도요타시청에게 있어 Web사이트 역할

도요타시는 아이치현의 중북부에 위치하고 있으며, 918.47 평방 킬로미터의 광대한 면적을 가지고 있는 지방자치제다. 총 인구는 약 42만 2,800명이며, 전 산업에서 자동차 산업의 비율이 매우 높아 ‘세계에 자랑할 만한 자동타 산업 도시 도요타’로 알려져 있다. 또한 외국인은 약 1만 7,000명이며 국적은 브라질, 중국 등을 포함하여 80여개국에 이르고 있다.

도요타시청(이하, 도요타시)은 도요타 시민들이 안심하고 쾌적한 생활을 할 수 있도록 Web사이트를 활용하고 있으며, 사이트 내에 시의 홍보 내용, 속보, 시민의 일상 생활에 관련된 정보 등 여러 정보를 알기 쉽게 게재함으로써 행정정보를 전달하고 있다. 

따라서 도요타시청의 Web사이트는 ‘행정과 시민의 연결다리’ 역할을 담당하고 있으며, 이로 인해 시민들의 생활이 지켜지고 있다고 해도 과언이 아니다.

[도입 배경 및 이유]

3년 전부터 ‘NOREN’을 기반으로 구축 및 운용 진행

도요타시는 CMS(Content Management System, 컨텐트 관리 시스템)를 도입하기 전에 갱신작업은 정보시스템부문에서 일괄적으로 진행하되 수작업으로 행하였다. 

이로 인해 관리할 파일의 수가 방대해졌으며, 시기에 따라 정보시스템부문에 정보량이 급증하는 경우가 있기에 이 문제를 해결하기 위해 CMS 검토를 진행하여 3년 전에 NOREN4 Content Server(이하 NOREN4)를 도입하였다. 

NORNEN4를 도입한 결정적인 이유는 크게 3가지였다. 

1.정적 CMS이다

: 시청에서 시민들에게 보내는 정보 관련 URL은 절대적으로 고정되어 있어야만 하며, 동적 URL로 바뀌는 일이 없어야 하기에 일관적인 정보를 제공하기 위한 정적 CMS 도입은 필수적인 상황이었음

2.전문 담당자와 같은 수준으로 정보를 갱신할 수 있다

:  CMS를 도입하기 이전에는 담당자가 작성한 원고를 토대로 HTML 코딩작업을 하였는데, 이 작업량이 너무 많고 여러 어려움이 있었기에 쉽게 조작이 가능하고, HTML에 대한 지식이 없는 담당자도 갱신작업을 할 수 있는 CMS가 필요하였음

3.수많은 파일을 이행하는 작업이 안정적으로 가능하며, 확장성을 가진 CMS이다

특히 NOREN4는 다른 CMS 제품에 비해 가장 안정적이고, 확장성이 높은 제품이었기 때문에 최종적으로 도입을 결정했다.

[도입효과]

시민들의 생활 관련정보를 제공하면서 향후를 위해 ‘NOREN5’로 버전 업그레이드 

도요타시가 Web사이트에 대해 생각하고 있던 것은 시청이라는 조직에 대한 정보만이 아닌 결혼이나 출산 등 ‘생활’에 착안한 정보를 제공하는 것으로, 2009년 12월 도요타시는 ‘NOREN5 Content Server(이하 NOREN5)’로 버전 업그레이드와 함께 Web사이트 전면 리뉴얼을 본격적으로 진행했다. 

당시 상황에 대해 총무부 정보시스템과 주임 시바타씨는 다음과 같이 말한다. 

“리뉴얼 전에는 각 분야별 정보에 대해 담당하고 있는 조직이 있었기 때문에, 각 정보가 어디에 있고 무엇이 있는지 알기가 어려운 상황이었으며, 시민에게 있어서도 어느 과가 어떠한 업무를 담당하고 있는지 파악하기가 어려워, 원하는 정보를 얻기가 쉽지 않았습니다.

따라서 카테고리 페이지를 시민들의 생활에 착안하여 ‘사건별’, ‘정보별’, ‘지역구별’ 등 가장 쉬운 분류를 통해 접근할 수 있게 하였으며, 하단 페이지에서도 연관된 정보나 필요한 정보 등 여러 정보에 쉽게 옮겨갈 수 있도록 하여 보다 많은 정보를 편리하게 이용할 수 있도록 하였습니다.

또한 NOREN5의 컨텐트와 페이지를 완전히 분리하는 기능, 템플릿 관련 높은 자율성을 활용하여, ‘Multi categorize’, ‘Multi entrance’인 ‘어디로 진입하더라도 필요한 정보 입수 가능'이라는 생각을 바탕으로 다양한 기기 및 각각의 웹브라우저에서 최적화된 화면을 볼 수 있도록 디자인을 진행함으로써 어떤 환경에서 접속하더라도 정보를 입수할 수 있도록 하였습니다.”

도요타시에서는 스마트폰 이외의 휴대전화 용도로 별도 사이트를 전개하는 것은 물론 이를 NOREN5 안에서 컨텐트를 효율적으로 관리할 수 있다. 

“이번 리뉴얼로 시민이 어떠한 환경에서 접속하더라도 알기 쉽고, 정보가 풍부한 Web사이트를 실현할 수 있었습니다. 보통 자치제의 경우 이 부문을 중요하게 보지 않지만, 리뉴얼을 통해 Web사이트 조회 및 접속률이 증가하고 있기 때문에 앞으로 Web사이트 퀄리티가 지속적으로 오를 것으로 기대하고 있습니다.” 

전에 비해 정보 업데이트 속도가 빨라지고, 질과 양이 모두 충족되는 Web사이트의 구축 및 운용이 가능하게 되었으며, 남미에서 온 거주자 비율을 고려하여 포르투갈어, 스페인어 등으로 된 Web사이트의 운용과 함께 각 정보에는 해당 거주자들을 배려하는 마음이 담겨 있다. 

리뉴얼로 인해 정보 업데이트 작업량이 1/2로 감소

Web사이트 리뉴얼을 통해 운용에 있어서도 많은 효과를 느끼고 있다. 도요타시는 시민부, 사회부, 아동부 등 각 부문이 업데이트할 컨텐트를 준비하고, 이후 총무부 정보시스템과에서 접근성 확인을 거쳐 공개가 진행되곤 했다. 도요타시청 총무부 정보시스템과 주임 토미나가씨는 최근 업데이트 상황에 대해 다음과 같이 말한다.

“Web사이트에 게재하는 정보는 원칙적으로 게재하기 1주일 전에 정보시스템과에 제출하게 되어 있었습니다. 최근에는 1일 평균 10건 정도 의뢰가 있을 뿐만 아니라 월 2회 홍보 발행 시기에는 정보량이 100건 이상 도달하고 있고, 속보나 긴급한 정보의 경우 빠르게 대응하고 있습니다. 이를 제외한 것들에 대해서는 평균 2일 안에 Web사이트에 공개하게 되었고요.

또한 입찰에 관한 정보를 비롯하여 서식이 완전히 정형화되어 있으며, 게재 타이밍 등의 이유에서 담당부서가 Web사이트에 직접 업로드를 희망하는 경우 정보시스템과가 관련 템플릿을 담당부서에게 제공하고 있습니다.

이로 인해 정보 업데이트에 소요되는 시간을 단축시킬 수 있고, 휴대용 사이트의 관리와 업데이트도 활발해지게 되었습니다. 최종적으로는 리뉴얼 전에 비해 정보시스템과의 Web사이트 정보 업데이트 작업량이 1/2정도 감소하게 되는 큰 효과를 보았습니다.”

이외에도 데이터의 다양한 활용이 가능하다는 점, NOREN5를 통해 HTML파일과 다른 파일도 생성이 가능하며 필요에 따라 CSV파일, XML파일 등의 데이터 파일 생성하여 CGI나 PHP 등을 이용한 검색 프로그램의 데이터 소스로 사용할 수 있다는 점 등 많은 장점이 있으며, 데이터 파일 업데이트 누락 등 사소한 실수도 사라졌다. 

당시 리뉴얼 진행에 있어 세계경제 동시불황으로 인해 침체된 시기였으나, NOREN5를 이용한 향후 정보시스템과 내 정보 업데이트 업무 관련 목표가 있었기에 프로젝트를 진행하였다.

향후 다른 사이트에도 ‘NOREN’ 적용 고려

향후 도요타시에서 관리하는 다른 사이트에도 ‘NOREN’ 적용을 검토하고 있다. 외국어 페이지 내 컨텐트는 앞서 말했듯이 정보에 대한 세심한 배려가 중요하기에 별도로 관리하고 있지만, 앞으로 원소스 멀티유즈 사고방식을 계속하여 ‘NOREN’을 이용한 휴대 단말기 전용 컨텐트 생성도 고려하고 있기에 정보 업데이트 및 Web사이트 관리 업무량이 더욱 줄어들 것으로 큰 기대를 하고 있다.

따라서 Web사이트를 ‘행정과 시민의 연결다리’로 보며, 이를 위해 ‘NOREN’으로 실현한 도요타시의 도전은 계속될 것이다. 

[기업 정보]

- 주소지: 우)471-8501

아이치현 도요타시 니시마치 3초메 60번지

- 직원수: 3,205명(2010년 04월 01일 현재 기준)

- 소개글: 자동차 산업 도시라고 불리는 도요타시에 위치한 도요타시청은 시의 행정 사무를 맡아보는 기관으로, 시의 홍보 및 시민들에게 행정정보를 효율적으로 전달하는 등 여러 업무를 진행함