다이와오다큐건설주식회사

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“NOREN 인트라팩” 도입사례: 다이와오다큐건설주식회사

정보 전달을 더 효과적으로 하기 위한 도전

2011년 4월, 다이와오다큐건설주식회사는 오랫동안 가지고 있던 과제 해결을 위해 사내 정보공유 기반인 인트라 사이트에 컨텐트 관리 시스템으로 「NOREN-인트라팩(CMS 「NOREN」을 인트라용으로 최적화한 제품)」을 도입하였다. 약 7개월이 경과한 이후 11월 하순에 정보시스템그룹을 방문하여 시스템을 도입하게 된 경위 및 현 상황, 동사의 정보공유에 대한 의견을 들어보았다.

Top페이지를 비롯한 과제

다이와오다큐건설주식회사(이하, 다이와오다큐건설)는 사내에 정보공유를 위한 일환으로 인트라 사이트를 활용한지 이미 수십년이 경과했다. 이어 매년 지속적으로 정보를 확대하며, 현재 인트라 사이트에는 총무, 각 부서의 최신 정보, 긴급연락에서부터 매뉴얼, 규정, 공유 자료 및 기타 서식에 이르기까지 다양한 분야를 아우르고 있다. 그러나 기존 인트라 사이트는 오랜 기간에 걸쳐 거듭된 개선으로 「열람」, 「발신」, 「관리」 세 가지 측면에 문제가 있었다.

정보에 대해 확실하게 전달하는 것이 관건(기존 사이트 문제)

이 「열람」에 있어 혼란을 일으킨 「발신」 문제는, 아이러니하게도 시스템의 높은 자유성과, 담당자의 열정 때문이다.

“기존 인트라 사이트는 Top 페이지 외에 각 부서별 페이지가 있었으며, HTML 생성 소프트웨어와 관련 기술을 기반으로 하여 페이지 작성 및 갱신을 진행하였습니다. 그러나 각 부서의 페이지는 담당자의 의식이 줄어드는 것은 물론 레이아웃 또한 빈번하게 변경되었으며, 전달하고자 하는 정보가 정확하게 전달되지 않았습니다. 이어 각 부서별 레이아웃도 모두 제각각이었기 때문에 통일성이 없을뿐더러, 어느 곳에 무슨 정보가 있는지 파악하기가 어려웠습니다.”

「관리」 면에 있어서는 정보를 열람하는데 있어 제어하는 구조와 발신의 적절성을 확인하여 게재여부에 대해 판단하고 승인하는 조직이 없던 것이 문제였다.

“불필요한 정보에 대해 누구든 볼 수 있는 형태로 게재되고 있었고, 확정되지 않은 정보 또한 먼저 노출이 되고 있었던 경우가 있어 급하게 해당 내용을 내렸던 적도 있습니다.”카와타씨가 덧붙였다.

새 시스템의 도입으로 정보의 발신에 대한 사고방식을 바꾸다(도입 이유 및 효과)

“이러한 여러 문제를 해결하기 위해 다이와오다큐건설은 CMS 「NOREN」을 인트라용으로 최적화한 「NOREN_인트라팩」을 도입하기로 결정하였으며, 먼저 ‘정보의 발신 스타일’ 바꾸게 되었습니다.

「NOREN_인트라팩」은 정보를 발신하는 방법이 매우 쉽고 단순했습니다. 기본적으로 웹 브라우저 상에서 게재를 진행하는 부문과 관련하여, 누구나 쉽게 조작이 가능합니다. 해당 장점으로 인해 교육비용도 낮추며 제공자가 아닌 사용자의 시점에서 정보 내용의 중요성에 대한 판단의 필요성과 함께, 이전과 다른 사고방식을 가지게 되었습니다.”

Top 페이지의 모습도 크게 달라졌다.

“새로운 정보와 관련하여 정보의 중요도와 게재 부문으로 나누어 판단하게 되었습니다. 즉 신규 기사를 등록하는데 있어 어떤 영역에 표시할지를 선택하면 등록과 동시에 Top 페이지에 올라가게 됩니다. 이러한 변화로 Top 페이지가 자동적인 규칙에 따라 게재되도록 하였으며, 흐름과 함께 그것을 유지하게 되었습니다. 이외에도 필요한 정보를 놓치는 일도 줄어들게 되었습니다.”

「관리」면과 관련된 문제도 해결되었다.

“워크플로우 기능을 이용하여 승인룰이 생기게 되었으며, 해당 기능으로 정보의 적절성 여부를 확인할 수 있게 되었습니다. 또한 사용자 인증 기능을 사용함에 따라 어떤 정보를 누가 보는지 등 열람의 수준을 정할 수 있게 되었습니다.”

카와타씨의 곁에서 인트라 사이트 관리 업무를 담당하고 있는 나카노씨도 “조작툴이 심플하기 때문에 사용법과 기타 관련 문의 진행이 이전과 비교하여 크게 줄었습니다. 게다가 페이지 포맷과 정보의 유형에 따른 분류, 조직 변경이나 부서 변경이 있을 시 데이터의 이동 및 수정 등에 대해서도 최소한의 수정으로 모두 대응할 수 있게 되었습니다.”라며, 관리자의 부담이 줄었음을 강조한다.

시스템에 의해 정보흐름의 질서를 확립하다

“다이와오다큐건설의 새로운 인트라 사이트는 정보를 게재하는데 있어 화려한 수식 금지, Top 페이지에 있어 자유로운 기재 불가 등의 제약이 생겼습니다. 「NOREN-인트라팩」 도입은 기존에 산재해 있던 문제에 대해 정보흐름의 질서를 확립함으로써 근본적으로 해결하게 되었습니다.”고 카와타씨는 느끼고 있으며, 앞으로 각 부분을 더 높은 수준으로 끌어올리는 것이 목표라고 한다.

다이와오다큐건설은 「NOREN-인트라팩」의 기능을 원만하게 활용하여 사내 정보에 대한 교통정리 및 정보 흐름을 정돈하는데 성공하게 했다고 할 수 있다. 해당 사례는 추후 비슷한 문제 및 과제를 가지고 있는 여러 업체 또는 조직에게 큰 참고가 되리라 믿는다.