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I-ON in Global

말레이시아 건설부, EDMS 시스템 구축

2013. 07. 04

문서혁신으로 업무 생산성 증대…건전한 시장성장, 서비스 질 제고
아이온 ‘로디스’ 도입 … 조달업무 자동화 시스템으로 업무 생산성 높여

풍부한 자원과 우수한 금융 인프라를 바탕으로 높은 성장을 이루고 있는 말레이시아는 동남아시아의 신흥강국으로 부상하고 있는 국가이다. 특히 말레이시아의 부동산 시장은 경제성장의 주요 동인이 되고 있는데, 수도인 쿠알라룸푸르에는 세계적인 건축물로 꼽히는 페트로나스 트윈 빌딩이 들어서는 등 대형 건물이 빠르게 늘어나고 있다. 또한 선진국을 대상으로 부동산,건설 관련 외자유치를 위한 설명회를 연이어 가지며 부동산∙건설경기를 더욱 활성화 시키고 있다.

말레이시아 경제 성장의 액셀러레이터 역할을 하고 있는 부동산,건설 시장은 말레이시아 건설부(Ministry of Works, 이하 MOW)가 주관한다. MOW는 말레이시아 전역의 도로, 고속도로, 건물, 다리, 공항 등을 짓고 개발하며, 유지보수와 모니터링의 사업을 맡고 있다.

건설산업이 활황을 이루면서 MOW는 업무 수행하는데 필요한 각종 문서를 관리하는데 어려움을 겪었다. 특히 구매∙조달과 관련된 사업은 수없이 많은 정보와 서류를 통해 객관적이고 정확한 정보를 얻을 수 있어야 하며, 많은 유관기관∙산하기관과 함께 정보를 공유해야 하므로, 오프라인으로 오가는 문서를 이용해 업무를 처리하는데 상당한 어려움이 따랐다.

MOW는 건설 시장의 투명성을 보장하고 건설관련 행정절차와 관련 문서 관리를 간편하게 하기 위해 ‘구매정보관리시스템(PIMS: Procurement Information Management System)’ 구축 사업을 진행했다.

이 사업은 MOW의 조달(Procurement) 프로세스와 연관된 여러 형태의 문서와 관리 데이터 정보를 전자화해 조달 업무 효율성을 높이기 위한 것이다. 더불어 조달 관련 업무의 투명성을 제고해 건전한 시장성장을 도울 수 있도록 하고 있다.

이 사업을 주도한 맛 나인 빈 주소(Mat Naain Bin Jusoh) MOW IT 디렉터는 “MOW와 산하기관 전체에 대해 구매와 관련된 문서를 단일화해 방대한 양의 문서를 체계적으로 관리하고 보안을 강화하며 투명성을 높이고자 한다”며 “이 사업을 통해 MOW의 서비스가 한층 업그레이드 될 것”이라고 말했다.

문서관리 체계 시스템화 하는 토털 솔루션 검토

PIMS는 기존에 매뉴얼로 진행하던 조달 절차를 온라인상에서 진행토록 했으며, 모든 정보를 디지털화해 관리 편의성과 보안성을 강화시킬 수 있도록 했다. 조달 단계에 참여하는 사업자들의 편의성도 고려해 종이로 제출하던 계약서를 CD 한장에 담아 제안 참여를 간편하게 했다.

MOW는 PIMS를 구축할 때 업무 프로세스의 효율성을 높이고, 체계적으로 모니터링해 업무 정확성을 향상시킬 수 있는 토털 솔루션을 검토했다. 데이터 통합과 배포특성 및 정책 수립에 의한 유연성을 보장하고, 시스템 관리를 자동화하며 비용과 복잡성을 줄일 수 있도록 하는 것도 중요한 고려사항이었다.

또한 구매 프로세스와 관련된 다양한 형태의 문서를 공유할 수 있어야 했으며, 통합 검색으로 정보 접근성을 향상시키고, 데이터 분류 체계를 체계화해 별도의 교육 없이도 정보를 정책에 맞게 분류시킬 수 있도록 해야 했다. 유관,산하기관에서도 필요한 정보를 언제든지 열람할 수 있도록 하고, 각 단계에서 품질, 마감시한, 관련 기준을 파악할 수 있으며, 사업의 진척률을 모니터링 할 수 있는 정보도 제공할 수 있어야 했다.

나인 디렉터는 “PIMS는 MOW 및 산하,유관기관의 건설관련 문서를 중앙에 집중해 통합관리할 수 있도록 한 것으로, 업무 생산성을 높이고, 불필요한 종이 사용을 막아 비용절감 효과를 높일 수 있다”며 “또한 영상처리를 통한 건축업자의 개요 및 구매문서를 디지털화해 입찰에 참여한 업체의 정보를 쉽게 알 수 있도록 했다”고 말했다.

MOW는 이 사업을 위해 EDMS 솔루션을 다양하게 검토했다. 글로벌 기업의 솔루션과 자국 내외에 유통되는 전문 솔루션을 다양하게 살펴본 결과, 우리나라의 아이온커뮤니케이션즈 EDMS 솔루션 ‘로디스(Rhodes)’를 선택했다.

MOW는 조달,구매와 관련된 모든 업무를 자동화 할 수 있는 솔루션이 필요했는데, 이러한 요구를 맞추기 위해서는 단순히 EDMS 역할을 하는 포인트 솔루션이 아니라 조달업무를 자동으로 프로세스화 할 수 있는 통합 시스템이 필요했다. 로디스는 MOW의 요구를 만족시켜 줄 수 있는 시스템으로 평가 받았다.

‘로디스’, JCR∙ISO 국제표준 준수하는 EDMS 솔루션

로디스는 PIMS의 핵심 소프트웨어 엔진으로, 계약서, 도면 등 아날로그 문서를 스캔해 자동으로 내용을 인식시킨 후 저장하는 이미징 기술이 포함돼있다. 로디스는 JCR(Java Content Repository), ISO 전자문서 표준(ISO electronic document standards) 등 국제규격을 준수하며, 파일,폴더의 중간 개념인 ‘바인더’라는 개념을 적용해 동일한 목적의 다양한 타입의 파일을 한 번에 등록해 문서관리 편리성을 높였다.  조직에 맞는 다양한 문서타입을 쉽게 설정할 수 있으며, LDAP/DB를 이용해 쉽게 조직도를 생성하고, 자유로운 메타데이터 설계가 가능하다. 중복되는 문서의 등록을 방지하고, 멀티볼륨을 지원해 스토리지 용량을 효율적으로 사용할 수 있다.

특히 이 시스템은 디지털 문서를 정해진 탬플릿에 자동으로 맞춰 저장,인식하기 때문에 관리와 검색의 용이성이 매우 높다. 일반적인 EDMS 솔루션과 기존의 시스템은 단일 분류 형태를 제공하지만 로디스는 다중분류를 통해 문서를 정확하고 체계적으로 관리할 수 있도록 한다.

나인 디렉터는 “문서관리시스템을 위해 다양한 EDMS 솔루션을 검토했는데, 아이온의 솔루션이 가장 강력한 엔진과 사용자 편의성을 제공하는 것으로 평가됐다. 또한 아이온이 한국과 일본에 많은 고객을 확보하고 있어 신뢰도가 높았다”고 말했다.

MOW는 아이온커뮤니케이션즈의 사업수행능력 역시 높게 평가했다. 아이온은 ECM, WCM, DAM, SDP 등의 제품을 개발, 공급하고 있으며, 국내 뿐 아니라 일본 등 해외에서도 호평을 받고 있다.

MOW는 솔루션을 선택하기 전, 아이온 ECM 관련 솔루션을 사용하는 한국의 에이앤디신용정보, 병무청 등을 방문해 실제 사용효과 등에 대해 직접 알아보기도 했다.

나인 디렉터는 “아이온의 고객들은 솔루션에 매우 만족한 모습을 보였으며, 어떠한 장애 없이 문서를 안전하고 편안하게 관리하고 있었다. 실제 비즈니스 프로세스에 적용돼 100% 활용할 수 있다고 답했다”며 “고객들은 아이온 솔루션과 기술 지원에 대해 8.5~9점의 점수를 줬다”고 덧붙였다.

BI 시스템 확장해 정보 통합 작업 시도

현재 PIMS는 조달 단계에만 적용되고 있으나 앞으로 계약, 재무, 계획 등 MOW에서 사용하는 모든 문서를 관리하는 시스템으로 확장할 계획이다. 이를 통해 문서관리 혁신을 이루고, 나아가 업무 프로세서를 효율화하는 프로그램도 진행할 예정이다.

이는 MOW가 추진하고 BI 사업 중 CIS 시스템 도입과 연계될 수 있다. 이 사업은  MOW 내 모든 정보를 통합(Collaboration)하는 것으로, 내부에서 MOW 정보를 간편하게 모니터링할 수 있도록 하는 것이다.

이와 함께 MOW는 IT 시스템 전 분야의 업그레이드 사업도 진행하고 있다. 네트워크 환경을 개선해 접근성을 쉽게 하고, 업무 향상을 지원하는 방안을 검토중이다.

나인 디렉터는 “PIMS의 성능은 기술력으로만 결정된 것은 아니다. 문서관리 시스템 도입을 원한다면 가능한 많은 아이디어와 솔루션, 최신의 기술이 필요하다”며 “기술의 발달은 세계적으로 빠르게 진행되고 있기 때문에 최신 동향을 제대로 파악하고 있으며, 실제 업무 수행이 가능하고, 현실적인 지원을 해 줄 수 있는 제품과 회사를 선택해야 한다”고 말했다.

<인터뷰>
“업무 프로세스 체계적인 지원으로 생산성 높여”
맛 나인 빈 주소(Mat Naain Bin Jusoh) MOW IT 디렉터

■ 말레이시아 건설부(MOW)에 대해 소개해달라.
MOW는 말레이시아에서 진행되는 건설과 관련된 사업을 주관하는 기관으로, 말레이시아 전역의 도로, 고속도로, 건물, 다리, 공항 등을 짓고 개발하며, 유지보수와 모니터링 등을 시행한다.

■ PIMS를 구축한 이유는.
최근 말레이시아는 건설경기가 크게 활성화되면서 MOW 뿐만 아니라 산하기관과 유관기관에서 건설과 관련된 다양한 문서를 생성하고 있다. 이 중 조달업무는 해당 사업에 대한 모든 정보와 입찰에 참여한 기업에 대한 정보까지 모두 갖추고 있어야 하기 때문에 정보를 중앙으로 집중시켜 통합관리 할 수 있는 시스템이 필요했다.
PIMS는 조달 프로세스와 연관된 여러 형태의 문서와 관리 데이터 정보를 전자화해 업무 효율성을 높이고 업무 투명성을 제고해 건전한 시장 성장을 도울 수 있도록 한다. 이를 통해 MOW의 서비스를 업그레이드 하고자 했다.

■ 아이온 ‘로디스’를 선택한 이유와 효과는.
PIMS는 단순히 종이문서를 전자문서화해 관리하는 것이 아니라 조달업무 전반에서 생성되는 데이터를 디지털화해 중앙에 집중시키는 것으로, 업무 프로세스 전반에 대한 체계적인 지원이 필요했다. PIMS를 위해 다양한 솔루션을 검토했는데, 다른 솔루션은 단순히 전자문서를 관리하는 포인트 솔루션의 역할에 머무르고 있었으며, MOW가 원하는 시스템화된 관리가 어려운 수준이었다.
아이온의 로디스는 MOW 뿐 아니라 유관,산하기관의 업무 프로세스와 연결돼 문서를 자동으로 분류, 체계화해 관리자의 개입 없이 디지털 자산으로 관리할 수 있도록 하며, 사용 편의성이 높아 별도의 교육 없이 사용자가 쉽게 이용할 수 있다. JCR, ISO 등 국제표준을 따르고 있으며, 암호화된 알고리즘을 사용하는 등 보안성이 높아 공공기관의 높은 보안 요구사항을 만족시킬 수 있었다. 중복문서를 저장하지 않고, 메타데이터를 유연하게 관리할 수 있어 스토리지 사용률을 줄이고 비용을 절감할 수 있는 것도 큰 장점이었다.
아이온의 사업수행능력도 중요하게 검토했다. 아이온의 ECM 솔루션은 이미 일본에서도 크게 호평을 받고 있으며, 실제 사용자들도 솔루션에 대한 만족도가 매우 높았다.

■ 향후 계획은.
PIMS는 조달업무를 위해 구축된 시스템이지만, 문서관리를 체계화해 업무 효율성을 높이고, 생산성을 향상시킬 수 있다는 것을 실제로 경험했으므로, 앞으로 다른 업무에도 이 시스템을 적용하고자 한다. 계약, 재무, 계획 등 MOW 사업 전체에 문서혁신을 위해 PIMS 시스템을 확장할 계획이고, 이를 통해 업무 혁신을 이룬다는 계획이다.
이는 MOW가 추진하고 BI 사업 중 CIS 시스템 도입과 연계된다. 이 사업은  MOW 내 모든 정보를 통합(Collaboration)하는 것으로, 내부에서 MOW 정보를 간편하게 모니터링할 수 있도록 할 것이다.

■ EDMS 구축을 검토하는 기업에게 조언을 해준다면.
문서관리는 솔루션의 기술력으로만 결정되지 않는다. 문서관리 시스템 도입을 원한다면 가능한 많은 아이디어와 솔루션, 최신의 기술이 필요하다. 세계적으로 EDMS 분야는 매우 빠르게 변하는 기술 중 하나로 꼽힌다. 따라서 EDMS 시스템을 구축할 때는 세계 동향과 최신기술에 능숙하며, 기업의 현재 상황에 맞는 시스템을 지원할 수 있는 솔루션 벤더를 찾아야 한다. 기업 내에서도 문서관리를 통해 업무방식을 변화시킬 수 있는 다양한 아이디어를 수집해 적용하면서 생산성 향상을 위한 방법을 찾아야 한다.