회사에서 업무를 수행할 때, 팀원들 혹은 타부서와의 커뮤니케이션은 필수적입니다. 진행 중인 프로젝트나 업무에 관해 이야기를 나누거나 중간중간 과정물을 확인하는 과정이 존재해야 차후 수정할 일도 줄어들고 마찰을 줄일 수 있기 때문이죠. 그렇다면 같은 화면이나 파일을 공유하며 실시간으로 업무 공동작업이나 피드백을 줄 수 있다면 업무 효율이 훨씬 증대되지 않을까요? 더불어 스케줄도 함께 공유된다면 일의 마감기한을 수시로 확인할 수 있어 마감일 내에 더 좋은 결과물을 완성할 확률도 높아집니다.

동료들 간에 그러한 업무 공유가 원활히 이루어질 수 있도록 도움을 줄 수 있는 협업 툴들이 몇 가지 존재하는데요. 다양한 기능들로 커뮤니케이션과 일의 효율성을 높일 수 있는 서비스들을 소개해드립니다!

1. Slack

Slack은 업무 협업 툴의 대표 주자입니다. 기업용 메신저로써 직원들 사이의 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있도록 도와주며 개별 대화방과 인스턴트 메시지를 한곳에서 확인할 수 있습니다. 2018년 5월 이후 일일 사용자가 800만 명에 달할 정도로 많은 기업과 사람들이 사용 중입니다. 실제 아이오닌도 내/외부 프로젝트 관계자들이 주로 사용하고 있기도 합니다.

Slack을 활용하면 특정 사용자에게만 개인 메시지를 보낼 수도 있고 프로젝트 별로 채팅 방을 개설할 수도 있으니, 업무 내용에 따라 자료나 대화를 한눈에 확인하고 관리하기 편리합니다. 또한 특정한 단어를 지정해두면 해당 단어가 언급될 때 알람이 오게 설정할 수 있는 유용한 기능도 있습니다. 구글 드라이브, Trello, 드롭 박스, 깃허브 등 다른 서비스와도 연동이 가능합니다.

Slack은 Free/Standard/Plus 요금제로 나누어져 있습니다. Free 회원의 경우 팀의 최신 메시지 10k 개, 저장 용량 총 5GB로 제한되어 있습니다. 유료 요금제부터는 대화 개수 제한 없으며, 파일 저장소 용량도 증가되어 팀원 당 10GB(Standard), 팀원 당 20GB(Plus)으로 늘어납니다. 각 6.67달러(Standard), 12.50달러(Plus)에 이용이 가능한 유료 요금제는 대화나 용량 제한 외에도 다중 음성 및 화상 통화, 대화 형 화면 공유 등 여러 부가 기능이 제공됩니다.

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2. JANDI

앞서 말씀드린 Slack은 해외 서비스로 영어를 기반으로 제공되고 있는데요. 이에 맞선 국내 협업 툴로 JANDI가 있습니다. JANDI는 한국어 지원, 채널 명 한국어로 생성 가능하며, 동양권 문화에 맞춰 다양한 이모티콘을 제공, 메시지를 읽었을 경우에는 읽음 표시가 뜨는 것이 차이점을 가지고 있습니다. 또한 중요 메시지 즐겨찾기 기능과 직원을 태그(@) 하여 멘션(특정 이용자를 지목해 메시지)이 가능합니다. Slack이 깔끔하고 업무용 툴이란 UI의 느낌이 강했다면 JANDI는 국내 메신저 느낌을 살린 아기자기한 UI가 특징입니다.

JANDI의 요금제는 Free/Premium/Enterprise로 나누어져 있습니다. Free 요금제의 경우 팀 전체 저장 공간 5GB 제한, 최신 메시지 검색 수 15,000개 제한이며, 외부 서비스 연동은 무제한입니다. Premium 요금제(5,000원)는 멤버 당 저장 공간을 10GB로 제한하며, Enterprise(9,000원)는 구축형으로 저장 공간의 제한 없으며, 클라우드 구축 시에만 비용이 발생합니다.한국어 기반 업무 협업 툴을 원한다면 JANDI를 추천합니다.

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3. BeeCanvas

BeeCanvas는 디자이너, 아티스트 등 비주얼 작업을 전문적으로 다루는 작업자들에게 적합한 협업 툴입니다. 온라인 화이트보드와 같은 모습입니다. 파일/문서/이미지/링크/동영상 등을 간단하게 보드에 붙여 넣을 수 있으며, 동료와 같은 화면을 공유할 수 있어 작업물을 함께 보며 실시간으로 커뮤니케이션이 가능합니다.

스케치 기능이 적용된 툴이기에 바로 그림을 그리는 작업이 가능해, 비주얼 수정 혹은 추가 작업에 대해 보다 편리하게 피드백을 주고받으며 동시 작업할 수 있습니다. 꼭 디자인 작업자가 아니어도 프로젝트 논의가 잦거나 아이디어를 지속적으로 주고받아야 하는 직군에겐 매우 효율적일 것으로 보입니다. 구글 드라이브/드롭박스/유튜브와 연동이 가능하고, 아이패드나 아이폰에서도 실시간 연동이 가능합니다.

BeeCanvas는 연간/월간으로 결제가 가능하며 3가지 유료 요금제로 서비스 제공 중입니다. Solo, Business, Enterprise로 나누어져 있습니다. Solo 요금제의 경우 월 3,900원으로 개인용 노트로 사용 가능합니다. Business/Enterprise는 기업을 위한 요금제로 Business는 팀원 당 월 7,900원으로 이용, Enterprise의 경우 100인 이상의 기업을 위한 플랜으로 월 500만 원 이상으로 이용 가능합니다. 특히 Enterprise는 기업별 커스터마이징과 기업 내부 데이터베이스와 API 연동을 추가 지원합니다. (연간 요금 기준)

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4. GRAP

GRAP은 뉴스피드 방식의 업무 협업 메신저 툴입니다. Slack과 JANDI가 대화 기능에 초점이 맞춰져 있다면 GRAP은 기업용 SNS 같은 모습을 나타냅니다. 페이스북이 연상되기도 합니다. 그룹에 게시글을 작성할 때 특정 사람에게 멘션을 보낼 수도 있고 피드를 카테고리 별로 분류할 수 있는 것이 특징입니다. 공지사항 기능도 존재해 피드 상단에 주요 공지를 띄울 수도 있습니다. 마감기한이 급한 업무가 있거나 전사 공지가 필요할 때 유용해 보입니다. 기존의 인사 조직도를 GRAP 안으로 가져오면 직원 검색과 근무 상태를 확인할 수 있다고 하니 원하는 직원과의 빠른 커뮤니케이션도 이루어질 수 있습니다.

뉴스피드 외 메신저 기능이 있어 1:1 혹은 단체 대화/화상회의도 가능하다고 합니다. 메시지 회수 기능을 통해 실수로 다른 내용을 올렸을 경우 상대방에게 보이지 않게 바로 회수도 됩니다. 회사 메신저에 실수를 하면 머리가 새하얘질 것 같은데 유용한 기능 같습니다. 또한 채팅 방 배경화면을 사용자 이메일/이름 등으로 워터 마킹이 가능해 캡처를 방지할 수 있어 자료 외부 유출 등 보안 사고를 예방할 수 있다고 합니다. 주요 자료를 공유하는 채팅방에 필수적으로 설정해두면 걱정이 덜어질 것 같습니다. PC와 모바일 간 연동이 되어 언제든 메시지나 문서, 게시글을 확인할 수 있으니 업무를 빠짐없이 확인할 수 있다고 합니다.

GRAP의 요금제는 Free/Smart Plan/Enterprise Plan로 나누어져 있습니다. Free 요금제는 멤버 수 최대 50명, 총 저장 공간 10G 제한이며 관리자 1명으로 제한됩니다. Smart Plan 요금제는 연간 계약 기준 월 4,500원 / 월간 계약 기준 월 5,000원으로 이용 가능하며 멤버 수나 관리자 수 등에 제약 없습니다. 저장 공간은 10G X 멤버 수만큼의 제한이 있습니다. Enterprise Plan 요금제는 저장 공간 제한 없으며 화상회의 무제한, 구축형 클라우드 제공, 워터마크와 다운로드 방지 기능까지 가능합니다. 요금제의 경우 별도 문의해야 합니다. 업무용 SNS를 개설하고 싶다면 GRAP을 추천합니다.

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5. Google 협업 툴

최근 아이오닌도 부서 간 협업을 위해서 기존의 파일로 주고받던 문서들을 URL로 대체하고 있습니다. Google이 제공하는 서비스 중에도 유용한 업무 공유 툴이 많이 있는데요. 그중 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트 등을 이용해서, 협업에 필요한 문서를 제작하고 공유하고, 상호 실시간으로 업데이트하고 있습니다. 이러한 문서들은 우리가 가장 많이 사용하고 있는 MicroSoft의 Word / PowerPoint / Excel의 온라인 업무 공유와 크게 다르지 않습니다.

문서, 프레젠테이션, 스프레드시트를 온라인 툴에서 작업하고 url을 공유하거나 권한을 부여하면 문서를 함께 보면서 공동작업을 진행할 수 있습니다. 특히 이 협업 툴을 이전 버전이 저장된다는 장점을 가질 수 있습니다. 버전 기록을 통해 누가 수정했는지 확인할 수 있고 이전 버전을 복원할 수도 있습니다. 또한 입력하는 내용은 자동 저장되어 파일이 유실될 걱정을 덜 수 있습니다. 피드백을 전달하기 편리한 댓글 기능과 사용자 별 보기/수정/댓글 작성 권한을 단계별 부여할 수 있는 기능, 동시 작업 기능이 있어 공동 문서 작업에 최적화되어있는 툴입니다.

그 외 Google의 유용한 업무 공유 툴로는 Google 캘린더가 있습니다. 자신의 캘린더에 시간과 업무 내용을 입력하면, 함께 공유된 본부/팀 사람들이 관련 일정을 각자 자신의 캘린더에서 확인할 수 있습니다. 서로의 업무 일정을 확인하고 조정할 수 있어 일의 마감일 등을 정하는 것도 더 수월해집니다.

구글 계정이 있으면 해당 툴들을 무료로 사용할 수 있지만, 작업한 파일들이 Google 드라이브로 저장이 되기 때문에 Google 드라이브 용량 제한을 확인해야 할 필요가 있습니다. 기본 전체 저장용량의 경우 15GB이며 연간 결제 기준 100GB를 월 2,400원 / 1TB는 월 11,900원에 이용할 수 있습니다. 사용도 중 문서의 개수나 용량이 많아지면 추가 결제를 진행하시면 되겠습니다.

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